Schrif­te­lijke vragen - Ontwik­ke­lingen sinds defi­ni­tieve gunnings­be­slissing aanbe­steding onderwijs- en cultuur­complex

Indiendatum: nov. 2015
Antwoorddatum: 15 dec. 2015

De raadsleden de heren Snellink, Dubbelaar, Grinwis, Okcuoglu en de dames De Winter, Vianen en Teunissen hebben op 17 november 2015 een brief met daarin 18 vragen aan de voorzitter van de gemeenteraad gericht.
Overeenkomstig artikel 30 van het reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad, beantwoordt het college deze vragen als volgt.

Sinds de opdracht voor de ontwikkeling c.q. het ontwerp, de bouw en het onderhoud van een onderwijs- en cultuurcomplex op het Spui (OCC) definitief is gegund aan het consortium Boele & van Eesteren BV / Visser & Smit Bouw BV (BEVS) worden onze fracties voortdurend gevoed met nieuwe informatie en inzichten vanuit de stad. Om ervoor te zorgen dat de gemeenteraad niet voor voldongen feiten wordt geplaatst en u uit te nodigen de raad zo volledig en transparant mogelijk te informeren, voelen wij dan ook de noodzaak om de ontwikkelingen rondom de realisatie van het OCC en de gebiedsvisie kritisch te blijven volgen.
Onder verwijzing naar artikel 38 van het Reglement van Orde hebben de fracties van de SP, Groep de Mos / OPDH, PVV, GroenLinks, ChristenUnie/SGP, Partij voor de Dieren en Groep Okcuoglu daarom de volgende vragen:

1. Het college heeft aangegeven dat het ontwerp van OMA is afgewezen alvorens mee te mogen doen in de concurrentiegerichte dialoog, omdat OMA op bepaalde terreinen een voorbehoud heeft gemaakt. Kan het college zo gedetailleerd en inhoudelijk mogelijk aangeven welke voorbehouden dit betrof?

Dit is voor het college onmogelijk. OMA was zelf geen partij in de aanbesteding, maar zat in een consortium met de BAM. De BAM heeft zeker meegedaan aan de concurrentie gerichte dialoog en heeft ook ingeschreven. Bij de beoordeling van deze inschrijving bleken er echter (zeer veel) voorwaarden gesteld te zijn, zodat de inschrijving ongeldig verklaard moest worden (dwingend recht). De exacte inhoud van de aanbieding valt onder de geheimhoudings-plicht van de aanbesteding omdat het hier concurrentie-gevoelige informatie bevat.

2. Kan het college aangeven welk van de drie ingediende ontwerpen zou hebben gewonnen als alleen gekeken zou zijn naar hoe de gebiedsontwikkeling in elkaar zit?

Dit is voor het college onmogelijk. Omdat de aanbieding van de BAM ongeldig is verklaard is deze verder ook niet beoordeeld. De beoordelingen van Heijmans en BEVS zijn al eerder vertrouwelijk met u gedeeld.

3. Klopt het dat de bouwsom tijdens de concurrentiegerichte dialoogronde of de verdere aanbestedingsprocedure is verhoogd met een bedrag van 5 miljoen euro? Zo ja, wat betekent dit voor de totale kosten van het project en waaruit wordt deze 5 miljoen euro gedekt? Zo nee, kan het college een overzicht en uitsplitsing geven van de huidige stand van zaken qua kosten?

Over de hoogte van de in de aanbesteding gehanteerde contractuele bouwsom zijn de leden van de commissie Ruimte geïnformeerd tijdens de technische informatiebijeenkomst van 27 augustus 2015. Uiteraard begeeft het college zich binnen de financiële kaders van het raadsbesluit Kaders en kredietaanvraag gebiedsontwikkeling Spuikwartier (RIS 276520). De hoogte van het daarin genoemde budget voor de all-in realisatiekosten ad € 176,6 mln, noch het bedrag € 142,1 mln (voor de bouwkosten, ontwerp, theatertechniek, onvoorzien, advies- en ontwikkelkosten) zijn gewijzigd.

De brief van het college inzake de gunningsbeslissing van 11 augustus 2015 (RIS 284922) spreekt over een periode waarin eventuele verschillen tussen vraag en aanbod voor opdrachtverstrekking weg worden genomen.

4. Is het programma van eisen aangepast dan wel nader ingevuld sinds de vaststelling door de gemeenteraad? Zo ja, op welke punten? Zo nee, wat is er gebeurd in de periode tussen 11 augustus 2015, toen bekend werd dat de gunning aan BEVS definitief was, en het besluit tot opdrachtverlening op 15 september 2015 (RIS 286109)? SV 549 – RIS 288702

Nee, het PvE 2014 is ongewijzigd gebleven als contractstuk. De periode tussen 11 augustus en 15 september (de verificatiefase) is door de gemeente gebruikt om te controleren of de winnende inschrijving wel voldoende aan de eisen voldoet.

5. Welke verschillen tussen vraag en aanbod voor opdrachtverstrekking zijn weggenomen tussen 11 augustus 2015 en 15 september 2015? Welke aanpassingen zijn er gedaan aan de inschrijving van BEVS?

Zie het antwoord op vraag 4. Er zijn geen aanpassingen gedaan in de aanbieding/-inschrijving van BEVS.

6. Klopt het dat het plan BEVS niet voldoet aan de criteria uit het door de raad vastgestelde programma van eisen ten aanzien van het aantal parkeerplaatsen, de hoogte van de entreehal en eisen omtrent daglicht? Zo ja, waarom is door de gemeente dan toch gekozen voor het plan BEVS? Zo nee, wordt het plan BEVS dan alsnog in lijn gebracht met de gestelde criteria in het programma van eisen?

De inschrijvingen zijn getoetst aan de door de raad vastgestelde gunningscriteria en aan de minimumeisen. De aanbieding van BEVS is hierbij als beste beoordeeld. Met de inschrijving heeft BEVS verklaard dat ze aan alle eisen (gaan) voldoen. Het voldoen aan veel van de gestelde eisen kan ook pas bij de verdere planuitwerking blijken.

7. Handelt de gemeente, indien het ontwerp aangepast wordt na vaststelling als resultaat van de dialoogronde in strijd met de selectie/gunningsleidraad en de aanbestedingsregelgeving? Zo nee, waarom niet?

Nee, de aanbestede opdracht houdt juist een verplichting in om het ontwerp steeds verder in te vullen bij elke volgende ontwerpfase. De vraagspecificatie blijft daarbij telkens de toetsnorm. Uit de aanbestedingsstukken was het bovendien voor iedere deskundige inschrijver duidelijk dat een gunning aan de winnende inschrijver contractueel géén ongeclausuleerde acceptatie zou inhouden van het ontwerp. Daarom zijn op- en aanmerkingen op het ingediende ontwerp opgenomen in het faseovergangsdocument (par. 2.2 Leidraad dialoog- en inschrijvingsfase). Bij de verdere planuitwerking zullen (detail-) wijzigingen van het ontwerp ongetwijfeld voorkomen, waaronder verdere optimalisaties, en dat is ook uitdrukkelijk de bedoeling/gewenst. Zolang een dergelijke toekomstige wijziging van eisen geen wezenlijke wijziging van de aanbestede opdracht met zich brengt wordt daarmee volledig gehandeld overeenkomstig de aanbestedingsregelgeving.

8. Klopt het dat het risico van bouwen op de parkeergarage minder zwaar is gaan wegen in de beoordelingscriteria en het risico ook grotendeels bij de opdrachtgever (gemeente) is komen te liggen? Zo ja, kan het college dit gemotiveerd toelichten? Zo nee, blijft dit risico liggen bij de opdrachtnemer (zowel de sloop als het aanbrengen van de ballast-laag)?

Nee. Deze criteria zijn niet aangepast. De inschrijvingen zijn getoetst o.b.v. de door de raad vastgestelde gunningscriteria en aan de minimumeisen. De aanbieding van BEVS is hierbij als beste beoordeeld. De (meeste) sloopwerkzaamheden worden echter in opdracht van de gemeente door andere aannemers uitgevoerd, nl. Beelen en Knijnenburg. Dat risico ligt derhalve bij de gemeente en bij die aannemers. Het risico van het bouwen op de parkeergarages blijft onverkort bij BEVS.

9. Klopt het dat in het ontwerp van BEVS in het OCC ook commerciële ruimtes worden aangebracht? Komt het commerciële oppervlak qua afmetingen overeen met het gestelde in het programma van eisen? Indien in het OCC ook commerciële ruimtes worden aangebracht, hoe verhoudt dit zich tot de eis dat het OCC onafhankelijk van de commerciële ontwikkeling gerealiseerd moet kunnen worden?

Ja, dat klopt conform het programma van eisen m.b.t. ca. 1.250 m2 commerciële ontwikkeling. Ja, in het winnende ontwerp zijn deze m2 ook voorzien.
De eis m.b.t. de onafhankelijke ontwikkeling betreft de realisatie van het commerciële programma buiten het OCC (in de gebiedsvisie), niet zijnde de eerder genoemde 1.250 m2.

10. Klopt het dat in het plan BEVS parkeerplaatsen verdwijnen? Zo ja, hoe wordt dit gefinancierd?

Nee, alle in het programma van eisen gevraagde parkeerplaatsen worden gerealiseerd in het winnende ontwerp.

11. Klopt het dat het aantal fietsparkeerplaatsen in het plan van BEVS sterk achter blijft bij het raadsbesluit waarin er 1625 zijn opgenomen (500 voor het DMC, 225 voor het KC en 900 algemene stallingsplaatsen extra)? Zo nee, hoeveel fietsparkeerplaatsen komen terug in het plan van BEVS?

Nee. Alle in het programma van eisen gevraagde fietsparkeerplekken komen ook terug in het winnende ontwerp.

Vorige week is door de Utrechtse rekenkamer een onderzoek naar het Tivoli-project gepresenteerd over de financiële tegenvallers en budgetoverschrijdingen bij dit project.

12. Is het college bekend met het rekenkameronderzoek? Zo ja, welke lessen trekt het college uit dit onderzoek ten behoeve van het project OCC?

Ja, het college is hiermee bekend en uiteraard leert het college van andere grote projecten. De belangrijkste lessen die uit het rapport geleerd kunnen worden, zijn feitelijk op voorhand toegepast met de gekozen aanbestedingsvorm (DBM) en de wijze hoe het college de voorbereidende stappen in gezamenlijkheid met de instellingen heeft gezet en nog steeds zet. Dit is dus niet te vergelijken met de aanpak in aanloop naar TivoliVredenburg. Ook zijn de verschillen tussen beide complexen groot (zie ook brief d.d. 31 oktober 2014/RIS 277641).

13. Een van de opgetreden risico's bij Tivoli is een lagere opbrengst uit eigen inkomsten, door een dalende bijdrage van de gemeente en lagere inkomsten uit kaart- en horecaopbrengsten. Hoe sluit het college deze risico's uit bij het OCC? Voor wiens rekening komen deze risico's, indien deze bij het OCC toch optreden, zowel in directe als in indirecte zin?

Het rekenkameronderzoek TivoliVredenburg geeft aan dat de exploitatie t.o.v. andere podia op drie punten afwijkt: de huisvestingskosten zijn flink hoger (door de doorberekening van de kapitaallasten), de voorstellings- en overige kosten zijn lager (wegens laag activiteitenniveau) en de eigen inkomsten (excl. Gemeentesubsidie) zijn lager. Het bedrijfsplan voor het OCC gaat uit van voorzichtige ramingen wat betreft bezoekersaantallen en zakelijke verhuur (zie ook brief dd. 31 oktober 2014/RIS 277641).

14. Het OCC is in de vorm van een DBM-contract aanbesteed en niet in de vorm van een DBMO. Hoe bevordert het college de optimalisatie tussen de DBM en de O? Met andere woorden: hoe voorkomt het college dat met voor het consortium c.q. binnen de DBM effectieve, efficiënte en kostenbesparende oplossingen, er afwenteling van kosten plaatsvindt naar de O van operate, zodat de gebruikers van het OCC straks meerkosten moeten maken dan wel minderopbrengsten moeten incasseren? Hoe heeft het college geborgd dat deze voor de gebruikers potentiële negatieve trade off niet optreedt? SV 549 – RIS 288702.

De O (exploitatie) is in het OCC belegd bij de ter zake deskundige partij(en) - de gebruikers, het DMC voorop. Zij zijn zeer intensief betrokken bij het verdere ontwerp- en realisatie-proces, waarbij zij onder meer toezien op de realisatie van het PvE als voorwaarde voor een goede exploitatie.

Bij Tivoli is sprake van het ontbreken van voldoende eigen vermogen om risico's op te vangen, waardoor de risico's bij de gemeente terecht komen. Hoe wordt deze situatie bij het OCC voorkomen nu is gebleken dat het Residentieorkest een tekort op het eigen vermogen heeft waardoor de wethouder van cultuur in de begrotingsbehandeling onlangs aangaf op korte termijn financieel te moeten en zullen bijspringen om het eigen vermogen aan te vullen?

In een vergelijking met TivoliVredenburg zou het gaan om het eigen vermogen van de Stichting Dans en Muziekcentrum Den Haag, die als huurder van het toekomstig OCC de zalen zal exploiteren, en niet om het Residentie Orkest, dat - net zoals nu - één van de onderhuurders zal zijn. De verwachting is dat DMC ten tijden van de opening van het OCC gezond is, en dat de verplichtingen van de onderverhuurders van DMC goed zijn begroot ten opzichte van de te ontvangen huursom, waardoor DMC niet hoeft te beschikken over een substantieel vermogen.

16. De exploitatie van Tivoli bleek structureel duurder te zijn dan was ingeschat. Indien dit bij het OCC optreedt: voor wiens rekening komt een hogere exploitatie indien de organisaties die gehuisvest worden in het OCC niet meer aan de exploitatie kunnen voldoen?

Bij het OCC is niet sprake van één of dè exploitatie. Alle gebruikers/onderhuurders zijn juridisch en financieel zelfstandig en zelf verantwoordelijk voor het eigen gehuurde gedeelte van het OCC. Voor de gezamenlijke delen worden huur en servicetarieven betaald aan het DMC. De huurcontracten waarin dit is vastgelegd zijn - zo is al eerder aan de raad bekend gemaakt - voor twintig jaar gesloten.

17. Een van de aanbevelingen van de rekenkamer Utrecht is om een second opinion aan te vragen naar alle plannen en scenario's inzake Tivoli. Is het college bereid een second opinion aan te vragen voor het plan BEVS en de raad hierover te informeren? Zo nee, waarom niet?

Zoals bij vraag 13 en 14 is aangegeven, is er op dit moment geen reden om van een andere exploitatie uit te gaan dan zoals in het bedrijfsplan is vastgelegd. Zoals u al diverse keren door het college is toegezegd zal, als het Definitief Ontwerp gereed is, het bedrijfsplan opnieuw worden doorgerekend (inclusief second opinion). Voor het overige geldt dat het bedrijfsplan afgelopen jaren al van diverse ‘second opinions’ of herzieningen is voorzien en dat die ook aan de raad zijn medegedeeld.

De afgelopen periode is de definitieve gunning van het plan aan BEVS afgerond. Vanwege de gekozen aanbestedingsprocedure zijn verschillende aspecten van het plan niet openbaar. Daarnaast constateren onze fracties dat er in de stad verschillende geruchten over het aanbestedingsproces de ronde doen.

18. Is het college bereid om zoveel mogelijk informatie over het proces en de aanbesteding openbaar te maken waaronder ten minste het juryrapport, om hiermee optimale openheid en transparantie naar de stad en onze inwoners te bieden en een einde te maken aan de geruchtenstroom? De aanbestedingsprocedure is immers voorbij en de gunning is inmiddels definitief. Zo ja, graag een overzicht van de documenten die het college openbaar maakt. Zo nee, graag een gemotiveerde reactie per document waarom het college er alsnog voor kiest het proces niet openbaar te maken.

Het college hecht aan transparantie en een goede informatievoorziening aan de raad. Daarbij respecteert het college de geldende wet- en regelgeving, zoals de aanbestedingswet. De documenten van de inschrijvers moeten geheim blijven t.g.v. de regels in de aanbestedingswet. In deze documenten staat immers concurrentiegevoelige informatie. Dat er ondertussen gecontracteerd is en daarmee de aanbestedingsprocedure in z’n geheel is afgerond doet daar niets aan af. Wel heeft het college reeds zo veel mogelijk informatie met de raad gedeeld, zij het deels als geheime stukken. Op 27 augustus 2015 zijn veel van bovenstaande vragen overigens ook al uitvoerig beantwoord in de technische informatiebijeenkomst voor leden van de raadscommissie Ruimte. De daar gehouden presentatie is vervolgens openbaar gemaakt.

Het college van burgemeester en wethouders,
de secretaris, de burgemeester,
mw. A.W.H. Bertram J.J. van Aartsen